はじめに
こんにちは。SRE Team の @chaspy です。今日は小ネタで失礼します。
リモートワークが普通になり早2年。オンラインミーティングもまた当たり前になり、会議室の確保や移動にかかる時間は無くなりました。物理的な制約から解放され、必要な時に必要なミーティングを行えるようになりました。いい話ですね。
コロナ禍になった前後を振り返ると、僕たちのチームはミーティングの時間が格段に増えました。むしろその前は話さなさすぎたのではないかと思っています。コミュニケーションにより相互理解したり、仕事を適切に進めることが以前より上手くできるようになった感覚があります。上記のようにミーティングのハードルが下がったことも一因にあると思います。
1日がミーティングで埋まる
ハードルが下がり、気軽にミーティングができるようになると、時には1日がミーティングで埋まることもあります。
とある3月後半のこと。なんということでしょう。
午前の空き時間にお昼ご飯を食べたらそれ以外ずっと会議ですね。これはひどい。
1日がミーティングで埋まるとどうなるか
まず、トイレに行けなくなります。現実的には行かないわけにはいかないので、何かしらのミーティングに数分遅れることになります。時間通りに来ている人がいるのに良くないですね。他人の時間を大切にしましょう。
トイレだけでなく、ちょっと水を取りに行ったり、ちょっとお散歩したりできなくなります。オンラインミーティングとはいえ、0秒で移動できるわけでもありませんし、事前に資料を読んだり、頭を切り替えたりする必要もあるでしょう。これらができなくなるのも良くなさそうですね。
Speedy Meeting
Google Calendar の Speedy Meeting という機能を活用してみましょう。
Pro tip: You can change your Calendar settings to shorten the default length of your meetings. You can also choose the “Speedy meetings” option in your Calendar settings. Go to Settings > Event Settings and then click the checkbox for speedy meetings. This shortens whichever preset meeting time that you’ve designated by 5 or 10 minutes (depending on the time). So if you have 45-minute meetings as your default, it will block 40 minutes each time you schedule a call.
Setting のこの項目で calendar の default の時間を設定できるんですね。便利。
その結果、いかがでしょう。
30分のミーティングは25分に。1時間のミーティングは50分に設定されます。設定されて伸びることもありますが、設定されていないよりは規定時間に終わろうという意識も高まります。
最近はチームメンバーもこの設定をしてくれる人も増え、チームのミーティングはだんだん30分単位ではなく、25分単位で行えるようになってきました。ありがたい。
ミーティング、多すぎでは？
そうですね。よくないですね。しかし多いかどうかを計測することが重要です。Fact Based。
Google Calendar の Time Insights を活用しましょう。右側に出ているアレです。
痺れますね。祝日だったり有給だったりで休みの日もあったりするので、1日平均 3.2h より実際はさらに大きな数値になりそうです。これでは予定が多すぎて必要なミーティングが入れづらいとクレームが入りそうです。よくないですね。
定期的にミーティングを見直す
必要な会話は必要なだけした方がいいです。しかし、同じだけ、いつでも必要になった時に必要な会話を入れられるような"余白”を作っておくことが大事です。（もちろん、作業を行う時間も必要です）
定期ミーティングの頻度を毎週から隔週にしたり、しばらくデフォルトは出ないようにして必要な時だけ出るように調整したり、あるいはミーティング同士をマージしたり。定期的に数週間の予定を見て、なるべく減らすように改善しています。（と言いつつ来週また増加傾向にあるのですが、時期的に増えることはままあるのでやむなし）
おわりに
本記事ではミーティングが詰まった状態により会議の参加者、そして自分の生産性を妨げることを防ぐため、Speedy Meeting 機能を紹介しました。
必要なミーティングをやることは必ずしも悪ではありません。重要なことは事実をもとに定期的に振り返ることです。事実を振り返るための Time Insighs の紹介もしました。
効率的な働き方を、テクノロジーをうまく使って模索していきましょう。
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